Werkbonnen koppelen aan je boekhoudpakket: zo stopt het overtypen

Veel bedrijven hebben de eerste stap al gezet: de technieker vult zijn werkbon in op een tablet of smartphone. Op kantoor gebeurt daarna vaak hetzelfde als vroeger. Iemand opent de bon, opent het boekhoudpakket, en typt klant, uren en materiaal over. De bon is digitaal, de flow niet. Dit artikel gaat over die laatste meters: hoe een werkbon zonder handwerk een factuur wordt in het pakket dat je al gebruikt, of dat nu Exact Online, Yuki, Octopus, WinBooks, Odoo of een ander pakket is.

Eerst beslissen: waar ontstaat de factuur?

Voor je iets koppelt, beantwoord je één vraag: welk systeem maakt de factuur en kent het factuurnummer toe? De btw-regels vragen een doorlopende nummering, en twee systemen die elk facturen nummeren is de snelste weg naar gaten en dubbels. Er zijn twee verdedigbare keuzes:

• Het boekhoudpakket factureert. Het werkbonsysteem stuurt een factuurvoorstel door (klant, lijnen, referenties), het boekhoudpakket maakt de factuur, nummert ze en verstuurt ze via Peppol. Dit is voor de meeste kmo's de eenvoudigste en veiligste keuze: je boekhouder blijft in zijn vertrouwde omgeving.
• Het operationele systeem factureert. De factuur wordt gemaakt waar het werk geregistreerd staat, en de geboekte factuur gaat naar de boekhouding. Logisch als je facturen veel operationele detail bevatten, maar dan moet dat systeem ook de Peppol-verzending regelen of doorgeven.

Kies er één, schrijf het op, en laat de koppeling die keuze volgen. Twijfel je, bespreek het met je boekhouder vóór je begint.

Drie manieren om te koppelen

• Exporteren en importeren. Het werkbonsysteem maakt een bestand (meestal CSV of Excel) dat het boekhoudpakket kan inlezen. Goedkoop en snel opgezet. Nadelen: iemand moet het elke dag of week doen, fouten zie je pas bij het importeren, en klanten die nog niet in het boekhoudpakket bestaan, blokkeren de import.
• Een rechtstreekse koppeling via de API. De meeste Belgische boekhoud- en facturatiepakketten hebben een programmeerinterface. Een goedgekeurde werkbon gaat dan automatisch door als factuurvoorstel of verkoopfactuur. Dit is de robuuste oplossing, op voorwaarde dat er foutmeldingen zijn: een koppeling die stil faalt, is erger dan geen koppeling.
• Via de Peppol-route. Factureert het operationele systeem zelf, dan kan de factuur als gestructureerd UBL-bestand via Peppol vertrekken en tegelijk in de boekhouding worden ingelezen. Wat in zo'n bestand zit, lees je in een UBL-bestand openen en lezen.

Welke gegevens moeten kloppen

Een koppeling verplaatst data, ze verbetert ze niet. Vier dingen leg je vooraf goed vast:

• Klanten met dezelfde sleutel. Het ondernemingsnummer bij bedrijven, een vast klantnummer bij particulieren. Wordt een klant in beide systemen apart aangemaakt, dan heb je na een maand dubbels.
• Artikelen en diensten. Dezelfde codes, omschrijvingen en eenheden in beide systemen, met het juiste btw-tarief. Denk aan het verlaagde tarief voor renovatie van private woningen ouder dan tien jaar: dat moet per werf kloppen, niet per technieker onthouden worden.
• Referenties. Werkbonnummer, offerte- of contractnummer en werfadres reizen mee naar de factuurlijn. Zo kan de klant de factuur nakijken zonder te bellen.
• Analytische codes. Project, afdeling of kostenplaats, als je boekhouder daarmee werkt. Wat bij de bron wordt ingevuld, hoeft niemand achteraf te verdelen.

De controlestap hoort ertussen

Automatisch doorsturen betekent niet ongezien doorsturen. Spreek af wie een werkbon goedkeurt voor facturatie en waar die op let: materiaal zonder uren, uren die niet bij de planning passen, werk buiten de offerte of het contract. Eén persoon, dezelfde dag. Pas na die goedkeuring gaat de bon naar het boekhoudpakket. Zo combineer je snelheid met controle, en blijft de boekhouding schoon.

Wat het je oplevert

Twee dingen worden meetbaar korter: de tijd die de administratie besteedt aan overtypen, en de dagen tussen uitgevoerd werk en verstuurde factuur. Het tweede is vaak het grootste. Een rekenvoorbeeld: factureer je 40.000 euro per maand aan interventies en vertrekken facturen gemiddeld drie weken na het werk in plaats van twee dagen, dan schiet je permanent ongeveer 25.000 euro werkkapitaal voor. Dat is een rekenvoorbeeld, geen belofte: je eigen doorlooptijd meet je door bij je laatste vijftig werkbonnen de datum van uitvoering naast de factuurdatum te zetten.

One vervangt je boekhoudpakket bewust niet. Het stuurt goedgekeurde werkbongegevens door naar het pakket dat je al hebt, met een Peppol-aansluiting via dat pakket of je dienstverlener. Hoe dat eruitziet, staat bij e-facturatie zonder dubbele administratie en digitale werkbonnen zonder papierwerk. Met welk pakket we koppelen, bekijken we samen in de Efficiency Scan.