Peppol verplicht in België: de regels sinds 2026, de vrijstellingen en wat volgt in 2028

Sinds 1 januari 2026 moeten Belgische btw-plichtige ondernemingen elkaar gestructureerde elektronische facturen sturen. In de praktijk betekent dat: via het Peppol-netwerk, in een formaat dat software rechtstreeks kan lezen. De wet dateert van 6 februari 2024, de gedoogperiode is voorbij en sinds 1 april 2026 worden boetes effectief opgelegd. Toch merken we in gesprekken met zaakvoerders dat de basisvragen blijven terugkomen: geldt dit ook voor mij, wat als mijn klant een particulier is, en wat met die kleine leverancier die nog altijd pdf's mailt? Dit artikel zet de regels op een rij, telkens met de officiële bron.

Wat "Peppol verplicht" precies betekent

De verplichting gaat over gestructureerde elektronische facturen: een bestand in het formaat Peppol BIS Billing 3.0, gebaseerd op UBL, dat van de software van de leverancier naar de software van de klant reist via het Peppol-netwerk. Een pdf in een e-mail is géén gestructureerde factuur, ook niet als ze digitaal ondertekend is. Wie via Peppol wil versturen of ontvangen, doet dat via een toegangspunt: meestal je boekhoud- of facturatiepakket, soms een aparte dienstverlener. Hoe het formaat in elkaar zit, lees je in het Peppol-formaat uitgelegd.

Belangrijk: de verplichting heeft twee kanten. Je moet gestructureerde facturen kunnen uitreiken aan andere Belgische btw-plichtigen, én je moet ze kunnen ontvangen van je leveranciers.

Voor wie geldt de verplichting?

Volgens de FOD Financiën geldt de regel voor alle in België gevestigde btw-plichtige ondernemingen, voor hun facturen aan andere Belgische btw-plichtige ondernemingen. De omvang speelt geen rol: een eenmanszaak in bijberoep die twee facturen per maand maakt aan een andere onderneming valt er evengoed onder als een bedrijf met vijftig medewerkers.

• B2B (bedrijf aan bedrijf): verplicht sinds 1 januari 2026.
• B2C (aan particulieren): niet verplicht. Werk je uitsluitend voor particulieren, dan verandert er voor je uitgaande facturen niets — maar je moet wél de gestructureerde facturen van je leveranciers kunnen ontvangen.
• B2G (aan de overheid): al langer verplicht, sinds 1 maart 2024 voor overheidsopdrachten vanaf 3.000 euro exclusief btw.

Wie is vrijgesteld van het uitreiken?

Een beperkte groep hoeft zelf géén gestructureerde facturen uit te reiken:

• ondernemingen onder de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen (jaaromzet tot 25.000 euro);
• btw-plichtigen onder de forfaitaire regeling — een uitdovend stelsel dat op 1 januari 2028 verdwijnt;
• btw-plichtigen die uitsluitend vrijgestelde handelingen verrichten (artikel 44 van het btw-wetboek, denk aan bepaalde medische of sociaal-culturele activiteiten);
• gefailleerde ondernemingen;
• buitenlandse btw-plichtigen zonder vaste inrichting in België.

Let op het verschil tussen uitreiken en ontvangen. Van die lijst zijn alleen de artikel 44-btw-plichtigen en de niet-gevestigde buitenlandse ondernemingen ook vrijgesteld van het ontvangen. Een kleine onderneming onder de vrijstellingsregeling moet dus wél in staat zijn om gestructureerde facturen te ontvangen. Wat dat concreet vraagt, staat in Peppol voor kleine ondernemingen.

Welk formaat en welk netwerk?

België schrijft Peppol BIS Billing 3.0 voor als standaardformaat, conform de Europese norm EN 16931. Twee partijen mogen onderling een ander formaat afspreken, op voorwaarde dat het aan diezelfde Europese norm voldoet — in de praktijk gebeurt dat vooral bij grote bedrijven met bestaande EDI-koppelingen. Het gratis overheidsplatform Hermes, dat pdf's omzette voor bedrijven zonder Peppol-aansluiting, is op 31 december 2025 stopgezet; het bleef tot 31 maart 2026 raadpleegbaar voor oude facturen. Een eigen aansluiting via je software of een dienstverlener is dus de enige weg.

Boetes sinds 1 april 2026

Wie niet over de technische middelen beschikt om gestructureerde facturen uit te reiken en te ontvangen, riskeert een boete van 1.500 euro bij een eerste inbreuk, 3.000 euro bij een tweede en 5.000 euro vanaf de derde. Een volgende inbreuk kan ten vroegste drie maanden na de vorige worden vastgesteld, zodat je tijd krijgt om je in regel te stellen. In januari, februari en maart 2026 gold een gedoogperiode voor ondernemingen die konden aantonen dat ze tijdig en redelijk voorbereidingen hadden getroffen; die periode is voorbij.

Fiscale steun die nog loopt

De overheid koppelde twee stimulansen aan de verplichting. Kleine kmo's en zelfstandigen die met een abonnementsformule werken, mogen in de belastbare tijdperken 2024 tot en met 2027 een verhoogde kostenaftrek van 120% toepassen op hun facturatiepakket en op advieskosten die specifiek voor e-facturatie gemaakt zijn. Ook de meerprijs voor een e-facturatiemodule op een bestaand abonnement telt mee, als hij apart op de factuur staat. Voor digitale investeringen die je afschrijft, geldt sinds 1 januari 2025 een verhoogde investeringsaftrek van 20%. Bespreek met je boekhouder welke van de twee op jouw situatie van toepassing is.

2028: e-reporting komt eraan

De e-facturatieverplichting is stap één. Vanaf 1 januari 2028 komt daar e-reporting bij: een deel van de factuurgegevens wordt dan bijna in realtime aan de fiscus gerapporteerd, opnieuw via de Peppol-infrastructuur en in lijn met het Europese ViDA-kader. Voor de betrokken ondernemingen vervangt dat de jaarlijkse klantenlisting. Het praktische gevolg: fouten in je facturatiedata worden niet langer op het einde van het jaar rechtgezet, maar zitten binnen de kortste keren bij de administratie. De kwaliteit van wat je factureert wordt dus belangrijker dan ooit.

Conform zijn is niet hetzelfde als efficiënt zijn

De meeste bedrijven hebben intussen een vinkje gezet: het pakket verstuurt via Peppol. Maar de verplichting raakt alleen het laatste stukje van de keten — het formaat en het kanaal van je factuur. Alles ervoor bleef vaak hetzelfde: papieren werkbonnen, uren uit het geheugen, materiaal dat vergeten wordt, facturen die weken na de prestatie vertrekken. Een gestructureerde factuur met gaten blijft een factuur met gaten.

Wie de verplichting als momentum gebruikt, herbekijkt de flow vóór de factuur: een digitale werkbon die uren en materiaal vastlegt op het moment van uitvoering, een controlestap, en een automatische doorstroom naar het boekhoudpakket met Peppol-aansluiting. Hoe dat eruitziet zonder dubbele administratie, lees je bij e-facturatie zonder dubbele administratie. En wil je weten hoeveel dagen er bij jou tussen prestatie en factuur zitten? Dat meet onze Efficiency Scan in een paar dagen.

Bronnen

• FOD Financiën, Voor wie wordt e-facturatie verplicht? en Fiscale stimulansen voor het invoeren van e-facturatie.
• Wet van 6 februari 2024 tot wijziging van het btw-wetboek (gestructureerde elektronische facturen).
• OpenPeppol, Peppol BIS Billing 3.0.