Peppol voor kleine ondernemingen: wat als je onder de vrijstellingsregeling valt?

De vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen is populair bij starters, bijberoepers en kleine dienstverleners: wie op jaarbasis niet meer dan 25.000 euro omzet draait, kan ervoor kiezen geen btw aan te rekenen en geen periodieke btw-aangiften in te dienen. Sinds de e-facturatieverplichting van 1 januari 2026 krijgen we van die groep één vraag opvallend vaak: "Moet ik nu ook aan Peppol?" Het antwoord is: gedeeltelijk. En dat gedeeltelijke is precies waar het misloopt.

Uitreiken: nee. Ontvangen: ja.

De FOD Financiën is duidelijk. Ondernemingen onder de vrijstellingsregeling zijn vrijgesteld van de verplichting om gestructureerde elektronische facturen uit te reiken. Je mag je facturen aan andere bedrijven dus blijven maken zoals vandaag, al is er niets op tegen om het toch via Peppol te doen. Maar diezelfde FOD zegt ook dat alle in België gevestigde btw-plichtigen gestructureerde facturen moeten kunnen ontvangen, en daar val je als kleine onderneming gewoon onder. Alleen wie uitsluitend vrijgestelde handelingen verricht (artikel 44 van het btw-wetboek) of als buitenlandse onderneming geen vaste inrichting heeft in België, ontsnapt ook aan de ontvangstplicht.

De logica is eenvoudig: jouw leveranciers zijn wél verplicht om jou een gestructureerde factuur te sturen. Als jij die niet kan ontvangen, zit je leverancier met een probleem — en jij zonder factuur.

Wat "kunnen ontvangen" concreet betekent

Ontvangen via Peppol vraagt geen dure software. Je hebt een registratie op het Peppol-netwerk nodig — je onderneming wordt er geïdentificeerd met je KBO-nummer — en een plek waar de facturen toekomen. Dat kan op drie manieren:

• Via je boekhoudpakket. Vrijwel elk Belgisch pakket, ook de instapversies, kan intussen Peppol-facturen ontvangen. Vaak volstaat het om de functie te activeren.
• Via je boekhouder. Veel kantoren registreren hun klanten op hun eigen platform, zodat inkomende facturen meteen bij de boekhouding belanden.
• Via een aparte Peppol-dienstverlener. Er bestaan lichte, soms gratis, ontvangstoplossingen die de factuur als leesbaar document naar je mailbox doorsturen.

Eén regel om te onthouden: je kan maar op één plaats geregistreerd staan voor het ontvangen van facturen. Kies dus bewust, en controleer via de openbare Peppol Directory of je registratie actief is vóór je leveranciers je erop aanspreken.

De boete geldt ook voor jou

De sanctie voor wie niet over de technische middelen beschikt om gestructureerde facturen te ontvangen, maakt geen onderscheid naar grootte: 1.500 euro bij een eerste vaststelling, 3.000 euro bij een tweede en 5.000 euro daarna. Sinds 1 april 2026 is de gedoogperiode voorbij. Voor een onderneming met een omzet onder 25.000 euro is dat geen detail.

En als je groeit?

De vrijstellingsregeling is een keuze die je verliest zodra je de drempel overschrijdt. Vanaf dat moment reken je btw aan, dien je aangiften in — en val je volledig onder de e-facturatieverplichting, uitreiken inbegrepen. Wie zijn facturen vandaag in Word of Excel maakt, staat dan plots voor een dubbele overstap. Ons advies is daarom om nu al te kiezen voor een facturatieoplossing die Peppol in beide richtingen aankan, ook al gebruik je voorlopig alleen de ontvangstkant. Dat kost weinig extra en bespaart je later een haastige migratie.

Voor kleine kmo's en zelfstandigen die met een abonnement werken, is er bovendien de verhoogde kostenaftrek van 120% op facturatiesoftware en e-facturatieadvies, geldig in de belastbare tijdperken 2024 tot en met 2027. Vraag ernaar bij je boekhouder.

Drie misverstanden die we blijven horen

• "Ik werk alleen voor particulieren, dus dit gaat niet over mij." Voor je uitgaande facturen klopt dat. Voor de facturen van je leveranciers niet: ontvangen moet.
• "Mijn leverancier stuurt gewoon nog een pdf, dus het werkt toch." Dan is je leverancier in overtreding, en op termijn krijg je die pdf niet meer, want de fiscus controleert bij hem.
• "Ik ben in bijberoep, dat telt niet." Bijberoep is voor de btw gewoon een onderneming. Boven de 25.000 euro omzet geldt alles; eronder geldt de ontvangstplicht.

Klein blijven mag, chaos hoeft niet

Voor een kleine onderneming is e-facturatie vooral een administratieve formaliteit die je één keer goed regelt. De echte vraag komt later, als je groeit en je facturatie plots uit werkbonnen, offertes en afspraken moet komen in plaats van uit je geheugen. Dan is niet het formaat het probleem, maar de flow ervoor. Hoe je die sluitend maakt, lees je in e-facturatie zonder dubbele administratie; het volledige overzicht van de regels vind je in Peppol verplicht in België.

Bronnen

• FOD Financiën, Voor wie wordt e-facturatie verplicht?
• FOD Financiën, Fiscale stimulansen voor het invoeren van e-facturatie