Een opdrachtbon maken: wat erop moet en waarom de klant moet tekenen

Het woord opdrachtbon wordt in twee betekenissen gebruikt. Voor de klant is het het document waarmee hij je de opdracht geeft: dit moet er gebeuren, aan deze voorwaarden, en ik ga akkoord. Voor je technieker is het de opdracht die hij meekrijgt: naar dit adres, voor dit werk, met deze informatie. In een goed georganiseerd bedrijf is het één document dat beide doet. Het wordt gemaakt bij de aanvraag, getekend door de klant, en wordt de basis van de werkbon.

Opdrachtbon, bestelbon en werkbon

• De opdrachtbon komt vóór het werk en beschrijft wat er moet gebeuren. Bij diensten: herstelling, onderhoud, installatie.
• De bestelbon doet hetzelfde voor goederen: welke producten, hoeveel, tegen welke prijs. Bij een installatie heb je vaak beide in één document.
• De werkbon komt tijdens en na het werk en registreert wat er effectief gebeurd is. Hoe die eruitziet, zie je in een werkbon voorbeeld.

Wat op een opdrachtbon hoort

• Uniek nummer en datum
• Gegevens van je bedrijf: naam, adres, ondernemingsnummer
• Gegevens van de klant: naam, facturatieadres, ondernemingsnummer bij bedrijven, contactgegevens
• Uitvoeringsadres en contactpersoon ter plaatse, met praktische info: toegang, sleutels, parkeren
• Omschrijving van het werk, zo concreet mogelijk: wat wel en wat niet inbegrepen is
• Prijs of prijsbasis: vaste prijs, of uurtarief plus materiaal, met verplaatsingskost en btw-tarief
• Voorziene datum of termijn
• Verwijzing naar je algemene voorwaarden
• Handtekening van de klant, met naam en datum

De lijn die het vaakst ontbreekt, is "wat niet inbegrepen is". Juist daar ontstaan de discussies: het afvoeren van het oude toestel, het herstellen van de muur na het boren, het extra onderdeel dat pas na openen zichtbaar werd. Eén zin als "werken buiten deze omschrijving worden vooraf voorgelegd" voorkomt veel.

Werk bij een particulier: let op het herroepingsrecht

Teken je een opdracht bij een consument thuis, dan is dat volgens het Wetboek van economisch recht vaak een overeenkomst buiten verkoopruimte. De consument heeft dan in principe veertien dagen herroepingsrecht, en je moet hem daarover vooraf correct informeren. Er zijn uitzonderingen, bijvoorbeeld voor dringende herstellingen of onderhoud waar de consument zelf uitdrukkelijk om vroeg. Laat je opdrachtbon en voorwaarden voor werk bij particulieren nakijken door je federatie of juridisch adviseur. Een correcte opdrachtbon is hier ook je bescherming.

Digitaal maken en laten tekenen

Een papieren opdrachtbon werkt, maar heeft dezelfde nadelen als een papieren werkbon: hij moet overgetypt worden, raakt zoek en is niet gekoppeld aan de planning. Digitaal heeft drie voordelen:

• Op afstand laten tekenen. De klant krijgt een link en geeft akkoord op zijn smartphone. Geen wachten tot de technieker langskomt.
• Doorstroom. Een getekende opdracht gaat meteen naar de planning, met alle informatie erbij. De technieker vertrekt met de opdracht op zijn telefoon.
• Van opdracht naar werkbon. De werkbon ontstaat uit de opdrachtbon: klant, adres en omschrijving staan er al, de technieker vult aan wat hij effectief deed. Afwijkingen ten opzichte van de opdracht vallen meteen op.

Zo wordt de opdrachtbon het begin van een keten in plaats van een los document. Hoe die keten verder loopt, lees je in werkbonnen digitaliseren in zeven stappen. Hoe One het inricht, staat bij digitale werkbonnen zonder papierwerk en offertes opvolgen zonder gemiste deals.

Bron

• FOD Economie, Verkoop buiten verkoopruimten.