Praktijkscenario · ±12 medewerkers, 7 op de baan

Eén flow voor een ontstoppings- en rioolservicebedrijf

Een ontstoppingsbedrijf leeft van snelheid: wie eerst ter plaatse is, heeft de klant. Maar hoe sneller de baan draait, hoe harder het kantoor moet lopen om alles bij te houden. Dit scenario toont hoe One de volledige keten — van paniektelefoontje tot betaalde factuur — in één systeem brengt bij een typisch bedrijf van twaalf medewerkers.

De situatie

Zo werkt zo'n bedrijf vandaag

De telefoon staat niet stil: verstopte afvoer, wateroverlast, een camera-inspectie voor een aankoop. De zaakvoerder en één administratieve kracht noteren aanvragen op post-its en in een gedeelde Excel-planning. Dringend gaat voor, en dus wordt er de hele dag geschoven — via telefoontjes naar de chauffeurs en berichtjes in de ploegengroep.

Op de baan vullen de techniekers papieren werkbonnen in. Die geraken op vrijdag — of de vrijdag erna — terug op kantoor, waar iemand ze ontcijfert en overtypt in het facturatiepakket. Terugkerende adressen zitten in het geheugen van de oudste technieker; niemand anders weet dat op dat adres vorig jaar al twee keer hetzelfde probleem zat.

De keten

Waar het schuurt, stap voor stap

Aanvraag via telefoon, website of e-mail Post-its en mailbox; geen registratie, geen prioriteit, geen historiek bij het adres.
Klant en urgentie herkennen Vaste klant of eenmalige particulier? Contract of niet? Dat hangt af van wie toevallig opneemt.
Afspraak en medewerker plannen Excel-planning die alleen op kantoor klopt; elke spoed betekent rondbellen.
Werk uitvoeren en registreren Papieren bon, foto's in de ploegenchat, materiaal uit het hoofd.
Werkbon laten goedkeuren Handtekening soms vergeten; discussies achteraf over wat afgesproken was.
Factuurgegevens naar de boekhouding Overtypwerk met dagen tot weken vertraging; vergeten materiaal is verloren marge.
Betaling en tevredenheid opvolgen Gebeurt als er tijd over is — dus zelden.

De inrichting

Zo zet One dit bedrijf op de rails

Aanvraag wordt dossier

Elke oproep of webmelding wordt in twintig seconden een aanvraag met klant, adres, probleemtype en urgentie. Bestaat het adres al, dan staat de hele historiek er meteen naast — inclusief die twee eerdere interventies.

Planbord met urgentielogica

Interventies verslepen per technieker en tijdsblok; spoed krijgt kleur en verdringt zichtbaar ander werk, zodat de planner meteen ziet wie verwittigd moet worden. De technieker ziet zijn dag op zijn telefoon.

Digitale werkbon met aftekening

Uitgevoerde werken, uren, materiaal, foto's van voor en na, handtekening van de klant ter plaatse. Verplichte velden maken de bon compleet vóór hij afgesloten kan worden.

Facturatiekoppeling

Afgetekende bonnen stromen dezelfde dag door naar het boekhoudpakket met Peppol-aansluiting. De administratieve kracht controleert en verstuurt — overtypen is verleden tijd.

Bewust níet in fase één

Geen eigen boekhoudmodule: het bestaande pakket blijft, One levert de correcte data aan.
Geen routeoptimalisatie-algoritme in fase één: de planner kent zijn regio beter dan een black box.
Geen klantenportaal bij de start; eerst moet de interne flow bewezen zijn.

Meetbaar resultaat

De vier KPI's van dit traject

Elk One-traject meet dezelfde vier proceswaarden — bij de start, na 30 en na 90 dagen.

Uren administratie per week

meetbaar omlaag vanaf maand één

Responstijd op aanvragen

elke aanvraag geregistreerd en beantwoord binnen afgesproken termijn

Werkbon-naar-factuur

van weken naar dagen

Niet-gefactureerd werk

zichtbaar op het dashboard, richting nul

Rekenvoorbeeld

Rekenvoorbeeld: bespaart dit team samen 10 uur vermijdbare administratie per week aan een volledige kost van €35 per uur, dan is dat over 46 werkweken ongeveer €16.100 aan jaarlijkse capaciteit — nog vóór snellere facturatie en minder vergeten materiaal meetellen. De Efficiency Scan legt vooraf de nulmeting vast, zodat het resultaat na 30 en 90 dagen zwart op wit staat.

Herken je jouw bedrijf in dit scenario?

Plan een Efficiency Scan: wij meten jouw keten en vertalen ze naar een concreet plan met raming.

Ontdek waar je tijd verliest