Projecten én service samen voor een installatiebedrijf
Een installatiebedrijf draait op twee snelheden tegelijk: projecten van weken (een nieuwbouwinstallatie, een renovatie) en service van uren (onderhoudsbeurten, depannages). Beide vechten om dezelfde mensen en dezelfde camionetten. Dit scenario toont hoe One projecten, contracten en interventies in één werking verenigt bij een bedrijf van vijfentwintig medewerkers.
Zo werkt zo'n bedrijf vandaag
Offertes worden gemaakt in het boekhoudpakket en opgevolgd in het geheugen van de zaakvoerder en twee projectleiders. Wat getekend terugkomt, wordt een project in een Excel-sjabloon; wat niet terugkomt, verdwijnt stilletjes. De onderhoudscontracten zitten in een aparte lijst, en elk voorjaar is het puzzelen wie welke ketel wanneer moet zien.
De projectleiders plannen hun ploegen in hun eigen agenda's; de servicetechnieker krijgt zijn depannages via telefoon. Als een projectploeg uitloopt, sneuvelt de onderhoudsronde — en dat merkt de klant pas als zijn ketel stilvalt. Werfbonnen, leveringen en meerwerken staan verspreid over mail, WhatsApp en carbonpapier.
Waar het schuurt, stap voor stap
-
Aanvraag: offertevraag, contractonderhoud of depannage Drie soorten vragen, drie verschillende lijstjes, geen gedeeld beeld.
-
Klant en context herkennen Heeft deze klant een contract? Welke installatie staat er? Dat vraagt opzoekwerk in drie systemen.
-
Plannen: ploegen én service Projecten en interventies concurreren onzichtbaar om dezelfde mensen.
-
Uitvoeren en registreren Meerwerken op de werf worden genoteerd op papier — of helemaal niet.
-
Goedkeuren Meerwerk zonder handtekening wordt discussie bij de eindfactuur.
-
Factureren: voorschotten, vorderingsstaten, servicebonnen Elke vorm heeft haar eigen handwerk; vorderingsstaten lopen achter op de werf.
-
Opvolgen: garantie en volgende onderhoudsbeurt Contractverlengingen en beurten hangen af van dat ene Excel-tabblad.
Zo zet One dit bedrijf op de rails
Eén klantdossier met installaties
Per klant: de installaties met merk, type en historiek, het lopende contract, de offertes en alle interventies. Wie opneemt, weet meteen wat er staat en wat er speelt.
Offertepijplijn met opvolging
Elke offerte heeft status, eigenaar en vervaldag. Na tien dagen stilte verschijnt ze vanzelf bij de opvolgtaken; gewonnen offertes worden met één klik een project met fasen en ploegen.
Eén planning voor twee snelheden
Projectfasen en service-interventies staan op hetzelfde bord. Loopt een werf uit, dan ziet de planner meteen welke onderhoudsbeurten in gevaar komen — en verzet ze mét verwittiging.
Meerwerk en werfregistratie
Meerwerken worden ter plaatse geregistreerd en afgetekend, gekoppeld aan projectfase en vorderingsstaat. De maandelijkse facturatieronde start vanuit registraties in plaats van reconstructies.
Bewust níet in fase één
- Geen calculatiepakket: ramingen blijven in de vertrouwde tool, One volgt de opvolging en uitvoering.
- Geen voorraadbeheer in fase één; wel materiaalregistratie per bon als voorbereiding.
- Geen koppeling met elke groothandel op dag één — eerst de twee grootste.
De vier KPI's van dit traject
Elk One-traject meet dezelfde vier proceswaarden — bij de start, na 30 en na 90 dagen.
Offerte-opvolging
geen enkele offerte zonder opvolgactie na 10 dagen
Contractbeurten op tijd
onderhoudsrondes gepland vóór het seizoen start
Meerwerk gefactureerd
elk geregistreerd meerwerk op een vorderingsstaat
Uren administratie per week
projectleiders terug naar de werf in plaats van naar de administratie
Rekenvoorbeeld
Rekenvoorbeeld: als drie coördinerende profielen elk vier uur per week minder administratie doen aan €35 volledige kost, is dat over 46 weken ruim €19.000 aan capaciteit per jaar — los van de marge die vandaag weglekt via niet-gefactureerd meerwerk en gemiste offertes. De nulmeting van de Efficiency Scan maakt beide stromen zichtbaar.
Herken je jouw bedrijf in dit scenario?
Plan een Efficiency Scan: wij meten jouw keten en vertalen ze naar een concreet plan met raming.
Verwante oplossingen
Offerte-opvolging
Elke offerte zonder opvolging is een deal die je aan de concurrent of aan uitstel verliest. En niemand weet precies hoeveel er blijven liggen.
Bekijk de oplossing →E-facturatie & Peppol
Sinds 2026 is gestructureerde B2B-e-facturatie verplicht. Het perfecte moment om niet alleen je facturen, maar je hele flow ernaartoe te herbekijken.
Bekijk de oplossing →Bedrijfssoftware op maat
Je processen passen niet in een standaardpakket, maar volledig maatwerk is te duur en te traag. One zit ertussen: één bewezen kern, aangepast aan jouw werking.
Bekijk de oplossing →