Een AI-beleid voor je kmo: zo gebruikt je team ChatGPT en Copilot veilig

Belgische kleine ondernemingen gebruiken AI opvallend vaak. Volgens de FOD Economie gebruikte in 2025 28,8% van de kleine ondernemingen (10 tot 49 werknemers) AI-technologie, tegenover 17% gemiddeld in de EU. Daarnaast gebruiken veel medewerkers op eigen initiatief een gratis chatprogramma om teksten te schrijven, mails te vertalen of een document samen te vatten. Vaak zonder dat de zaakvoerder het weet, en zonder afspraken over welke gegevens erin mogen.

Verbieden werkt zelden: het gebruik verschuift naar de privésmartphone. Wat wel werkt, is een kort beleid dat zegt wat mag, met welke tools en met welke gegevens.

Het beleid op één pagina

1. Welke tools zijn toegestaan

Noem ze bij naam, met de versie. Er is een groot verschil tussen een gratis consumentenaccount en een zakelijk abonnement. Zakelijke versies van de grote aanbieders gebruiken je invoer volgens hun voorwaarden standaard niet om modellen te trainen, en bieden beheer van gebruikers en gegevens. Bij gratis versies is dat vaak een instelling die de gebruiker zelf moet uitschakelen. Lees de voorwaarden van wat je toelaat, en leg vast wie een nieuwe tool mag goedkeuren.

2. Welke gegevens erin mogen

Een eenvoudige indeling in drie kleuren werkt:

• Groen: publieke informatie, algemene teksten, eigen formuleringen zonder namen. Mag in elke toegestane tool.
• Oranje: klantnamen, adressen, offertes, interne cijfers. Alleen in de zakelijke tools die jullie gekozen hebben.
• Rood: gezondheidsgegevens, rijksregisternummers, wachtwoorden, personeelsdossiers, gegevens die je onder geheimhouding kreeg. Nooit.

3. Wie controleert wat eruit komt

AI-tekst kan overtuigend klinken en toch fout zijn: een verkeerd bedrag, een verzonnen wetsartikel, een belofte die je niet wil doen. De regel: wie de tekst verstuurt, is verantwoordelijk voor de inhoud, alsof hij of zij hem zelf schreef. Voor cijfers, juridische en technische uitspraken controleer je de bron.

4. Wanneer je zegt dat AI meewerkte

Voor een mail die je liet herschrijven en zelf nalas, hoeft dat niet. Voor een chatbot op je website of automatisch verstuurde berichten wel: de Europese AI-verordening verplicht dat wie met een AI-systeem communiceert, dat ook weet. Die transparantieverplichting geldt sinds 2 augustus 2026.

5. Wat je doet als het misgaat

Wie per ongeluk rode gegevens in een tool plakte, meldt het aan één aanspreekpunt, zonder schuldvraag. Gaat het om persoonsgegevens, dan beoordeel je samen of het een datalek is dat gemeld moet worden aan de Gegevensbeschermingsautoriteit.

Wat de wet van je vraagt

• De AVG blijft volledig gelden. Een AI-dienst waarin je persoonsgegevens verwerkt, is een verwerker. Je hebt een verwerkersovereenkomst nodig en moet weten waar de gegevens terechtkomen.
• De AI-verordening vraagt sinds 2 februari 2025 dat bedrijven die AI-systemen inzetten, zorgen voor voldoende AI-geletterdheid bij de medewerkers die ermee werken. Voor een kmo komt dat neer op uitleg over wat de tools kunnen, wat ze niet kunnen en welke afspraken gelden. Dit beleid en een korte toelichting in een teamoverleg zijn een goed begin. De Europese Commissie stelde eind 2025 voor om sommige verplichtingen te vereenvoudigen; volg de actuele stand via de officiële bron hieronder.
• Hoog-risicotoepassingen, zoals AI die mee beslist over aanwerving of kredietwaardigheid, vallen onder strengere regels. De meeste kmo-toepassingen (teksten, samenvattingen, planning, mailtriage) vallen daar niet onder.

Van losse tools naar AI in je werking

Een beleid maakt het gebruik veiliger, maar het lost het grootste nadeel van losse chatprogramma's niet op: ze kennen je bedrijf niet. Elke keer opnieuw moet iemand de context erin plakken, en daarmee ook de gegevens. Een assistent die in je eigen systeem werkt, met dezelfde rechten als de gebruiker, heeft dat probleem niet: de gegevens blijven waar ze staan, en er hoeft niets gekopieerd te worden. Zo bouwen we het in One, met bevestiging als standaard en een log van wat de assistent deed. Meer bij een AI-assistent die jouw bedrijf écht kent. Concrete toepassingen staan in zeven toepassingen van een AI-assistent.

Bronnen

• FOD Economie, Digitalisering van de Belgische kmo's: een internationale vergelijking (AI-cijfers 2025).
• Europese Commissie, Regelgevingskader voor AI.
• Gegevensbeschermingsautoriteit, gegevensbeschermingsautoriteit.be.